** The incumbent is required to be on site (Richmond, ON) 2-3 days a week **
The Administrative Assistant coordinates and carries out administrative activities for employees at all levels of the business unit. The incumbent provides high-quality, timely, efficient and effective services, including entering and reporting data, and carrying out document and records management. The incumbent also coordinates the preparation of human resources documentation.
KEY AND PERIODIC ACTIVITIES
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary
- Provide daily administrative and operational support to employees at all levels of the business unit
- Coordinate and provide administrative support and guidance to new administrative assistants to ensure consistency of business unit or service line requirements
- Carry out quality control of data entry (e.g. monthly expenses, timesheet reporting, accounts payable, service billing)
- Enter data related to service line transactions and activities in enterprise resource planning system (e.g. budget tracking, time entry, procurement, contract administration)
- Track budgets for service level agreements and training and development
- Process account payables and vendor payments, ensure proper financial coding, obtain delegated signatures and enter data in enterprise resource planning system
- Prepare year-end financials, set up files and databases for new fiscal year, archive files
Other
- Take and prepare minutes of monthly meetings
- Prepare purchase orders (e.g. for office supplies, furniture, service contracts)
- Perform receptionist duties and act as backup for other administrative employees, as required
- Other duties as assigned
SKILLS
General and Specific Knowledge
- Administrative best practices
- Accounting principles
- Intermediate MS Office expertise
- Records management
Formal Education and/or Certification(s) and Experience
- Minimum: college diploma in business or office administration or related field with three years’ relevant experience, or the equivalent
- Preferred: minimum requirements and general accounting courses and/or basic accounting experience
Abilities
- Use applicable computer software and operating systems
- Manage multiple deadlines and priorities
- Demonstrate attention to detail
DEVELOPMENT AND LEADERSHIP
- Provide functional advice and guidance to employees
- Occasionally coordinate work of other administrative staff in business unit
WORKING CONDITIONS
- Typical office environment with occasional travel
Check out the benefits
Working with DCC offers excellent opportunities for growth – and entitles you to one of the job market’s best benefits packages. In your role as Administrative Assistant, your package is valued at 25% to 30% of your salary.
Your package will include:
- Public service pension
- 100% employer-paid annual sick leave, health and dental premiums, and life, accidental death, and short- and long-term disability insurance
- $400 Wellness Allowance (e.g., gym membership)
- $1,500 for mental health services on top of regular $1,500 paramedical coverage
- $750 Health Care Spending Account (for some medical expenses that aren’t covered under provincial plans or our standard insurance plan)
- Telus Virtual Health Care
- Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for a maximum of 37 weeks
- Hybrid workplace options including $400 allowance every two years to support work-from-home options
- Enhanced inConfidence employee and family assistance program
- Deluxe travel benefit plans
- Comprehensive vacation and other paid leave plans
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** La présence du titulaire du poste sur le site (Richmond, ON) sera requise deux à trois jours par semaine **
** La présence du titulaire du poste sur le site (Richmond, ON) sera requise deux à trois jours par semaine **
L’adjoint administratif coordonne et exécute des activités administratives pour les employés, à tous les échelons de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste offre des services efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la saisie de données et la production de rapports, ainsi que la gestion de documents et de dossiers. Il coordonne également la préparation de la documentation relative aux ressources humaines.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
- Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux employés à tous les échelons de l’unité fonctionnelle.
- Coordonner et fournir un soutien administratif et des conseils aux nouveaux adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services.
- Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. dépenses mensuelles, production de rapports sur les feuilles de temps, comptes créditeurs et facturation des services).
- Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).
- Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service, la formation et le perfectionnement.
- Effectuer les transactions liées aux comptes créditeurs et aux paiements aux fournisseurs, assurer un codage financier convenable, obtenir les signatures de délégation de pouvoir et saisir les données dans le système de planification des ressources de l’entreprise.
- Préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers.
Autres tâches
- Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
- Préparer des bons de commande (p. ex. fournitures de bureau, mobilier, marchés de services).
- Agir en tant que réceptionniste et remplacer d’autres membres du personnel administratif, au besoin.
- Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières
- Pratiques administratives exemplaires.
- Principes comptables.
- Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office.
- Gestion des dossiers.
Études/certification(s) et expérience
- Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
- Atout : exigences minimales et cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.
Capacités
- Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
- Gérer des échéances et des priorités multiples.
- Être soucieux des détails.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
- Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
- Coordonner, à l’occasion, le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
Les avantages sociaux
CDC offre d’excellentes possibilités d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi. Les avantages sociaux d’un adjoint administratif représentent de 25 % à 30 % de son salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants :
CDC offre d’excellentes possibilités d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi. Les avantages sociaux d’un adjoint administratif représentent de 25 % à 30 % de son salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants :
- Un régime de retraite de la fonction publique
- Des congés de maladie annuels pris en charge à 100 % par l’employeur, une assurance maladie et une assurance dentaire, une assurance vie, une assurance décès accidentel, une assurance invalidité à court et à long terme
- Une allocation de bien-être de 400 $ (par exemple, un abonnement à un centre de conditionnement physique)
- Une allocation de 1500 $ pour les services de santé mentale en sus de la couverture paramédicale habituelle
- Un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ (pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas visés par les régimes provinciaux ou notre régime d’assurance standard)
- Le service de soins virtuels TELUS
- Santé régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel pour un maximum de 37 semaines
- Un mode de travail hybride et une allocation de 400 $ tous les deux ans pour soutenir les options de télétravail
- Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles en Équilibre
- Des régimes de prestations de voyage de luxe
- Des régimes complets de vacances et d’autres congés payés
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