The Administrative Assistant, Industrial Security, provides administrative support to DCC’s industrial security program. The incumbent provides high-quality, timely, efficient and effective administrative services, including gathering, reviewing, entering, tracking and maintaining security screening and clearance information. The Administrative Assistant, Industrial Security responds to inquiries from internal and external clients. The incumbent upholds DCC values and positively represents the corporation.
KEY AND PERIODIC ACTIVITIES
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary
- Administer the flow of security screening documents and information
- Review security forms submitted by industry
- Enter, update, review, verify, amend, retrieve, track and maintain security screening and clearance information
- Gather statistical and other information to generate reports in support of security registration activities
- Research and respond to inquiries, and serve internal and external clients
- Provide advice, guidance and assistance to other employees on the use of electronic tracking, reporting and information systems and databases
- Carry out document and records management
Other
- Demonstrate work processes and procedures to other employees
- Other duties as assigned
SKILLS General and Specific Knowledge
- Administrative best practices
- Knowledge of the Government of Canada Industrial Security Program
Formal Education and/or Certification(s) and Experience
- Minimum: high school diploma with three years’ relevant experience, or the equivalent
Abilities
- Use applicable computer software and operating systems
- Manage multiple deadlines and priorities
- Demonstrate attention to detail and work independently
- Be bilingual (English and French, mandatory)
DEVELOPMENT AND LEADERSHIP
- Provide functional advice and guidance to employees
WORKING CONDITIONS
- Typical office environment with occasional travel
Check out the benefits
Working with DCC offers excellent opportunities for growth – and entitles you to one of the job market’s best benefits packages. In your role as Administrative Assistant, Industrial Security, your package is valued at 25% to 30% of your salary.
Your package will include:
Working with DCC offers excellent opportunities for growth – and entitles you to one of the job market’s best benefits packages. In your role as Administrative Assistant, Industrial Security, your package is valued at 25% to 30% of your salary.
Your package will include:
- Public service pension
- 100% employer-paid annual sick leave, health and dental premiums, and life, accidental death, and short- and long-term disability insurance
- $400 Wellness Allowance (e.g., gym membership)
- $1,500 for mental health services on top of regular $1,500 paramedical coverage
- $750 Health Care Spending Account (for some medical expenses that aren’t covered under provincial plans or our standard insurance plan)
- Telus Virtual Health Care
- Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for a maximum of 37 weeks
- Hybrid workplace options including $400 allowance every two years to support work-from-home options
- Enhanced inConfidence employee and family assistance program
- Deluxe travel benefit plans
- Comprehensive vacation and other paid leave plans
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L’adjoint administratif, Sécurité industrielle, fournit un soutien administratif au programme de sécurité industrielle de Construction de Défense Canada (CDC). Le titulaire du poste offre des services administratifs efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la collecte, l’examen, la saisie, le suivi et la conservation des renseignements relatifs aux cotes de sécurité et aux enquêtes de sécurité. L’adjoint administratif, Sécurité industrielle, traite les demandes de renseignements des clients internes et externes. Il défend les valeurs de CDC et présente une image positive de la Société.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
- Gérer le cheminement des documents et des renseignements relatifs aux enquêtes de sécurité.
- Examiner les formulaires de sécurité soumis par l’industrie.
- Saisir, mettre à jour, examiner, vérifier, modifier, récupérer, surveiller et conserver des renseignements relatifs aux cotes de sécurité et aux enquêtes de sécurité.
- Recueillir les données statistiques et les renseignements requis pour générer des rapports à l’appui des activités d’inscription visant à obtenir une cote de sécurité.
- Effectuer des recherches et répondre aux demandes de renseignements, ainsi que servir les clients internes et externes.
- Fournir des conseils et de l’orientation aux autres employés et leur apporter de l’aide concernant l’utilisation du suivi électronique, de la production de rapports électroniques ainsi que des systèmes d’information et des bases de données.
- Gérer les documents et les dossiers.
Autres tâches
- Présenter les processus et les procédures de travail à d’autres employés.
- Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES Connaissances générales et particulières
- Pratiques exemplaires en matière de soutien administratif.
- Connaissance du Programme de sécurité industrielle du gouvernement du Canada.
Études/certification(s) et expérience
- Exigence minimale : un diplôme d’études secondaires et trois années d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
Capacités
- Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
- Être capable de gérer des échéances et des priorités multiples.
- Être soucieux des détails et travailler de manière autonome.
- Être bilingue (anglais et français obligatoire).
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
- Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
Les avantages sociaux
CDC offre d’excellentes possibilités d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi. Les avantages sociaux d’un adjoint administratif, Sécurité industrielle représentent de 25 % à 30 % de son salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants :
CDC offre d’excellentes possibilités d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi. Les avantages sociaux d’un adjoint administratif, Sécurité industrielle représentent de 25 % à 30 % de son salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants :
- Un régime de retraite de la fonction publique
- Des congés de maladie annuels pris en charge à 100 % par l’employeur, une assurance maladie et une assurance dentaire, une assurance vie, une assurance décès accidentel, une assurance invalidité à court et à long terme
- Une allocation de bien-être de 400 $ (par exemple, un abonnement à un centre de conditionnement physique)
- Une allocation de 1500 $ pour les services de santé mentale en sus de la couverture paramédicale habituelle
- Un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ (pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas visés par les régimes provinciaux ou notre régime d’assurance standard)
- Le service de soins virtuels TELUS
- Santé régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel pour un maximum de 37 semaines
- Un mode de travail hybride et une allocation de 400 $ tous les deux ans pour soutenir les options de télétravail
- Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles en Équilibre
- Des régimes de prestations de voyage de luxe
- Des régimes complets de vacances et d’autres congés payés
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