The Coordinator, Facility Management, manages and administers facility management contracts for the Client-Partners. The incumbent carries out all administrative activities and duties related to facility management, maintenance and minor construction contracts. The incumbent may prepare maintenance management plans, conduct building systems inventories, and review computerized maintenance management system data and reports.
KEY AND PERIODIC ACTIVITIES
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary
- Manage and administer contracts to ensure compliance with contractual requirements (e.g. ensure activities conform to contract requirements, carry out safety reviews, and manage service providers, including consultants and contractors, to ensure they meet Client-Partner requirements and contract obligations)
- Provide services to support facility management contracts (e.g. review maintenance quality, carry out environmental and occupational health and safety audits, conduct contract inspection, coordinate activities of consultants and oversee commissioning)
- Support the operations and maintenance of facilities (e.g. electrical, HVAC, plumbing, building automation, fire detection and suppression, electronic security and communication systems, roads and grounds).
- Conduct regular inspections of facilities for compliance, performance, Client-Partner satisfaction, safety and asset integrity
- Maintain records, schedules and documents, and prepare standard reports.
- Coordinate the input of third parties into contracts (e.g. TSSA, ESA, soil testing contractors, consultants)
- Prepare building asset inventories
- Review maintenance management plans to ensure they conform to industry, legislative and Client-Partner standards, and applicable codes and regulations
- Develop and maintain effective relationships within DCC, and with industry, the Client-Partners and/or stakeholders
- Ensure quality standards are met, in line with corporate and Client-Partner expectations
Other
- Support and/or lead business development activities
- Manage risk
- Other duties as assigned
SKILLS
General and Specific Knowledge
- Best practices, methods, trends and legislation in facility management, construction contract management
- Project and risk management principles
Formal Education and/or Certification(s) and Experience
- Minimum: college diploma in facility management or related field with approximately two years’ relevant experience, or the equivalent
- Preferred: certification in engineering technology, real property or facility management (Civil Engineering Technician or Construction Engineering Technician, and Real Property Management or Facilities Management Administrator)
Abilities
- Use applicable computer software and operating systems
- Apply project and risk management techniques
DEVELOPMENT AND LEADERSHIP
- Provide functional advice and guidance to employees and the Client-Partners
WORKING CONDITIONS
- Typical office environment with routine travel
- Some work may be located on construction sites; incumbent may occasionally be required to wear basic safety equipment
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Working with us offers excellent opportunities for growth and advancement—and entitles you to one of the job market’s best benefits packages valued at between 25 and 30% of your salary.
Your package includes:
Health and Wellness
- 100% employer-paid annual sick leave, and health and dental premiums
- $400 wellness allowance to help cover expenses such as a gym membership
- $2,500 for mental health services on top of regular $2,500 paramedical coverage
- Telus Virtual Health Care and $750 Health Care Spending Account for some expenses not covered under provincial plans
Home and Family
- Life, accidental-death, and short-term disability insurance
- Enhanced inConfidence employee and family assistance program
- Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for up to 37 weeks
- Flexible workplace options, including $400 allowance every two years, to support working from home
Leave and Retirement
- Public-service pension
- Comprehensive vacation and other paid-leave plans, along with deluxe travel benefit plans
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Le coordonnateur, Gestion des installations, gère et administre les marchés de gestion des installations des clients-partenaires. Le titulaire du poste réalise toutes les activités et les tâches administratives liées à la gestion des installations, à l’entretien et aux marchés de construction de petite envergure. De plus, il peut être appelé à préparer des plans de gestion de l’entretien, à dresser des inventaires des systèmes de bâtiments, et à examiner les données et les rapports contenus dans le système informatisé de gestion de l’entretien.
Le coordonnateur, Gestion des installations, gère et administre les marchés de gestion des installations des clients-partenaires. Le titulaire du poste réalise toutes les activités et les tâches administratives liées à la gestion des installations, à l’entretien et aux marchés de construction de petite envergure. De plus, il peut être appelé à préparer des plans de gestion de l’entretien, à dresser des inventaires des systèmes de bâtiments, et à examiner les données et les rapports contenus dans le système informatisé de gestion de l’entretien.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
- Gérer et administrer les marchés pour garantir le respect des exigences contractuelles. (p. ex. s’assurer que les activités respectent les exigences contractuelles, réaliser des examens de la sécurité, et gérer les fournisseurs de services, notamment les experts conseils et les entrepreneurs, afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences des clients-partenaires et les obligations contractuelles).
- Fournir des services à l’appui des marchés de gestion des installations (p. ex. examiner la qualité de l’entretien, réaliser des vérifications relatives à la santé et à la sécurité au travail ainsi que des vérifications environnementales, mener des inspections à l’égard des marchés, coordonner les activités des experts-conseils et superviser la mise en service).
- Fournir du soutien à l’égard du fonctionnement et de l’entretien des installations (p. ex. assurer la coordination des services liés à l’électricité, au chauffage, à la ventilation et à la climatisation, à la plomberie, aux systèmes de contrôle automatique de bâtiments, à la détection et à l’extinction d’incendie, à la sécurité électronique, aux systèmes de communication ainsi qu’aux routes et aux terrains).
- Mener des inspections régulières des installations afin d’en assurer la conformité, le rendement et la sécurité, et de garantir la satisfaction des clients-partenaires et l’intégrité des biens.
- Tenir à jour les registres, les calendriers et les documents, et rédiger des rapports types.
- Coordonner la participation des tiers aux marchés (p. ex. Commission des normes techniques et de la sécurité, évaluation environnementale de site, entrepreneurs responsables des analyses du sol, experts-conseils).
- Préparer les inventaires des biens des bâtiments.
- Examiner les plans de gestion de l’entretien afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux normes législatives, de l’industrie et des clients-partenaires, ainsi qu’aux codes et aux règlements applicables.
- Établir et entretenir des relations efficaces au sein de CDC, avec l’industrie, les clients-partenaires et les intervenants.
- Veiller au respect des normes de qualité, conformément aux attentes de la Société et des clients-partenaires.
Autres
- Soutenir et diriger les activités de développement des affaires.
- Gérer les risques.
- Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières
- Pratiques exemplaires, méthodes, tendances et législation en matière de gestion des installations et de gestion des marchés de construction.
- Principes de la gestion de projets et des risques.
Études/certification(s) et expérience
- Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en gestion des installations ou dans un domaine connexe, et environ deux années d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
- Atout : une attestation en technique du génie ou en gestion d’installations ou de biens immobiliers (p. ex. un titre de technicien en génie civil ou de technicien en génie de la construction, et un titre de gestionnaire des biens immobiliers ou d’administrateur en gestion des installations).
Capacités
- Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
- Mettre en application les techniques de gestion de projets et du risque.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
- Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés et aux clients-partenaires.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement de bureau typique; déplacements courants.
- Le titulaire du poste peut être appelé à travailler sur des chantiers de construction, auquel cas il peut, à l’occasion, être tenu de porter l’équipement de sécurité de base.
Les avantages sociaux
Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants:
Santé et bien-être
- Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
- Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
- 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
- Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux
Vie personnelle et familiale
- Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
- Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
- Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
- Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail
Congés et retraite
- Un régime de retraite de la fonction publique
- Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des régimes de prestations de voyage de luxe
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