The Coordinator, Contract Services, arranges and prepares contracts for the Client-Partners (e.g. construction, professional services). The incumbent provides advice on the appropriate procurement approach required to meet Client-Partner needs for complex procurements, reviews Client-Partner documentation, and arranges for the preparation, bid review and submission of documents to the responsible contract authority. The incumbent also makes recommendations to the contract authority about initiating procurement, process decisions and contract awards, and manages the Client-Partner relationship. The incumbent may also lead and manage the human resources responsibilities for an employee or a team.
KEY AND PERIODIC ACTIVITIES
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary
- Provide advice regarding all aspects of procurement to meet Client-Partner needs for complex procurements
- Review Client-Partner information (e.g. specifications, financial details, security) and assemble for submission to the contract authority
- Prepare procurement documents for complex procurements
- Review tender submissions for compliance and facilitate proposal evaluations
- Make recommendations to the contract authority for approval (e.g. procurement initiation, process decisions, contract awards)
- Negotiate contracts with proponents
- Respond to inquiries from bidders
- Communicate with Client-Partners and industry, including debriefing unsuccessful bidders
- Review and approve initiation and award of contracts, within delegated signing authority
- Participate, promote and sometimes lead procurement planning with Client-Partners
- Develop and maintain effective relationships within DCC, and with industry, the Client-Partners and/or stakeholders
- Ensure quality standards are met, in line with corporate and Client-Partner expectations
- Manage risk
- May perform human resources functions (e.g. coach, supervise, mentor, plan and allocate resources, and manage performance)
Other
- Develop new templates for contracting approaches
- Research innovative procedures (e.g. process improvements, procurement techniques for unique requirements)
- Other duties as assigned
SKILLS
General and Specific Knowledge
- Best practices, methods, trends and legislation in procurement
- DCC and Client-Partner procurement processes and procedures
- Government policies and trade agreements
- Project and risk management principles
Formal Education and/or Certification(s) and Experience
- Minimum: university degree in architecture, engineering or related field with five years' relevant experience, or the equivalent
Abilities
- Use applicable computer software and operating systems
- Apply project and risk management techniques
- Demonstrate leadership and human resources management skills
DEVELOPMENT AND LEADERSHIP
- May be accountable and responsible for direct reports
- Provide functional direction and advice to employees and to Client-Partners
WORKING CONDITIONS
- Typical office environment with occasional travel
- Some work may be located on construction sites; incumbent may occasionally be required to wear basic safety equipment
Check out your benefits
Working with us offers excellent opportunities for growth and advancement—and entitles you to one of the job market’s best benefits packages valued at between 25 and 30% of your salary.
Your package includes:
Health and Wellness
- 100% employer-paid annual sick leave, and health and dental premiums
- $400 wellness allowance to help cover expenses such as a gym membership
- $2,500 for mental health services on top of regular $2,500 paramedical coverage
- Telus Virtual Health Care and $750 Health Care Spending Account for some expenses not covered under provincial plans
Home and Family
- Life, accidental-death, and short-term disability insurance
- Enhanced inConfidence employee and family assistance program
- Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for up to 37 weeks
- Flexible workplace options, including $400 allowance every two years, to support working from home
Leave and Retirement
- Public-service pension
- Comprehensive vacation and other paid-leave plans, along with deluxe travel benefit plans
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Le coordonnateur, Services des marchés, prépare des marchés pour les clients-partenaires (p. ex., des marchés de construction ou de services professionnels). Le titulaire du poste donne des conseils au sujet de la stratégie d’acquisition de biens et de services qu’il convient d’utiliser pour répondre aux besoins des clients-partenaires concernant l’acquisition de biens et de services complexes. Il examine les documents des clients-partenaires et veille à la préparation et à la présentation des documents à l’autorité contractante concernée. De plus, il fait des recommandations à l’autorité contractante en ce qui concerne l’acquisition de biens et de services, les décisions relatives aux processus et l’attribution de marchés, et il gère les relations avec les clients-partenaires. Le titulaire du poste peut également diriger et assumer les responsabilités liées à la gestion des ressources humaines pour un employé ou une équipe.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
- Donner des conseils sur l’ensemble des aspects du processus d’acquisition de biens et de services pour répondre aux besoins des clients-partenaires dans le cadre de processus complexes.
- Examiner les renseignements des clients-partenaires (devis, détails à caractère financier, sécurité) et les rassembler pour les présenter à l’autorité contractante.
- Préparer les documents portant sur l’acquisition de biens et de services complexes.
- Examiner les soumissions afin d’en assurer la conformité et de faciliter l’évaluation des propositions.
- Formuler des recommandations à l’autorité contractante aux fins d’approbation (lancement du processus d’acquisition de biens et de services, décisions relatives aux processus, attribution de marchés).
- Négocier les marchés avec les soumissionnaires.
- Répondre aux demandes de renseignements des soumissionnaires.
- Communiquer avec les clients-partenaires et l’industrie, ce qui comprend informer les soumissionnaires non retenus.
- Examiner et approuver le lancement et l’attribution de marchés, dans les limites de la délégation de pouvoir de signature.
- Promouvoir et parfois diriger la planification de l’acquisition de biens et de services avec les clients-partenaires et y participer.
- Établir et entretenir des relations efficaces au sein de la Société ainsi qu’avec l’industrie, les clients-partenaires et les intervenants.
- Veiller au respect des normes de qualité, conformément aux attentes de la Société et des clients-partenaires.
- Gérer les risques.
- Assumer des fonctions relatives aux ressources humaines (p. ex. encadrer, superviser, planifier et affecter les ressources, et gérer le rendement).
Autres tâches
- Élaborer de nouveaux modèles de méthodes de passation de marchés.
- Chercher des procédures novatrices (p. ex., des méthodes d’amélioration des processus ou des techniques d’acquisition de biens et de services visant à répondre à des exigences particulières).
- Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières
- Pratiques exemplaires, méthodes, tendances et législation en matière d’acquisition de biens et de services.
- Processus et procédures de CDC et des clients-partenaires en matière d’acquisition de biens et de services.
- Politiques et accords commerciaux du gouvernement.
- Principes de gestion de projet et de gestion des risques.
Études/certification(s) et expérience
- Exigence minimale : un diplôme universitaire en architecture, en génie ou dans un domaine connexe et une expérience pertinente de cinq ans, ou l’équivalent.
Capacités
- Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
- Mettre en application les techniques de gestion de projet et de gestion des risques.
- Démontrer des aptitudes en leadership et en gestion des ressources humaines.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
- Être responsable de subordonnés directs.
- Fournir des directives et des conseils fonctionnels aux employés et aux clientspartenaires.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
- Le titulaire du poste peut être appelé à travailler sur des chantiers de construction, auquel cas il peut, à l’occasion, être tenu de porter l’équipement de sécurité de base.
Les avantages sociaux
Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants:
Santé et bien-être
- Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
- Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
- 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
- Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux
Vie personnelle et familiale
- Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
- Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
- Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
- Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail
Congés et retraite
- Un régime de retraite de la fonction publique
- Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des régimes de prestations de voyage de luxe
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